Olvier Englender est responsable de projets (MOA/MOE) en informatique, formation, communication et développement durable depuis plus de 20 ans. Aujourd'hui, il gère les projets transversaux et enseigne le management de projet dans les universités alsaciennes.
Sophie Fernandes a une expérience de plus de 15 ans dans la gestion de projets dans une grande structure publique ; elle enseigne le management de projet à l'université de Strasbourg et en école d'ingénieurs.
Favoriser la réussite de son projet grâce à une démarche maîtrisée, des interactions avec l'environnement dans lequel il s’inscrit et une communication efficiente.
Si la gestion de projet n'est pas considérée comme une science exacte, sans organisation ni méthode, il n’y a aucune chance d’atteindre les objectifs. Même si les expériences de chacun constituent une base de connaissances intéressante, il est opportun d’avoir une gestion structurée commune avec une méthodologie définie qui permet à tous les acteurs de travailler efficacement en suivant les mêmes principes et bonnes pratiques. Cette démarche organisée permettra de faire face plus aisément aux futurs imprévus et aléas de la vie du projet et de son environnement.
Une démarche au plus proche de la réalité
Si gérer un projet est toujours un challenge, il convient de se donner les moyens de le rendre atteignable. Il faut de la rigueur, un esprit d’analyse, de la méthode et beaucoup de réalisme. C’est une alchimie nécessitant un réajustement permanent selon l’évolution des paramètres. Difficile de croire celui qui dit ne pas être intervenu en cours de projet pour corriger sa stratégie, tant les imprévus peuvent être nombreux et divers. Pour mieux les appréhender, il est important de rester en alerte et d’anticiper dans la mesure du possible l’évolution du son projet.
Représentant toujours un défi, un projet reste une démarche de pilotage d’actions multiples, plus variables les unes que les autres.
Anticiper l'évolution de son projet pour prendre les bonnes décisions
Un pilote capable d'interagir avec son environnement
Un projet est un ensemble d’actions coordonnées par un animateur (notre pilote), le chef de projet : véritable chef d’orchestre, il étudie, analyse, qualifie, organise, délègue, suit, communique et rend compte de toute l’activité dont il a la charge. Il doit, à partir d’un besoin, organiser les moyens à mettre en œuvre pour répondre à la demande du donneur d’ordres. Contexte, contraintes, enjeux et moyens mis à disposition vont être des facteurs déterminants pour la réussite du projet.
Comment faire ? Il faut bien entendu trouver la bonne méthode en fonction des caractéristiques intrinsèques du projet, mais aussi tenir compte du contexte dans lequel il est conduit. Les enjeux stratégiques, les niveaux de pilotage et de portage du projet, la culture d’entreprise en matière de gestion de projet, la compréhension et l’adhésion des utilisateurs sont quelques éléments dont il est indispensable de tenir compte pour adapter la démarche au contexte.
La méthode est un cadre, un guide, un garde-fou dans lesquels s’inscrivent la démarche et les actions de conduite de projet. Garante de la cohérence d’ensemble, elle ne doit pas devenir un carcan empêchant toute adaptation et créativité.
Une communication garantissant l'efficacité et la motivation
La gestion de projet ne se résume pas à l'analyse des besoins, à la planification, à la conception et à la livraison, elle relève, pour une part relativement importante dans la fonction de chef de projet, de la communication. Oui il s'agit bien de cette discipline trop souvent négligée ou ignorée, simplement parce que nous considérons que nous communiquons déjà. Aujourd'hui, à l'heure des téléphones portables, d'Internet, des messageries instantanées, des outils de vidéo-conférence, en somme de tous les outils qui simplifient et facilitent notre communication au quotidien, on oublie l'essentiel en. En effet, force est de constater qu'une note, qu'un message, qu'une présentation… sont considérés comme des moyens de communication par nos managers. Etonnamment, ce qui constitue le fondement du message c'est-à-dire l'émission et l'accusé de réception n'est devenu, aujourd'hui, plus qu'une émission de message sans acquittement. Rappelons que communiquer, ce n'est pas seulement informer, c'est aussi vérifier que le message et arrivé à la bonne personne, et surtout qu'elle l'a compris. Toute autre communication ne présente qu'un intérêt limité.
Objectifs, moyens et délais constituent le triptyque autour duquel le chef de projet réajustera constamment sa stratégie et son plan d'actions. Vous l'aurez compris, la gestion de projet est une démarche qui s'appuie sur une stratégie à moyen et long terme pour anticiper et mobiliser au maximum les moyens à mettre en œuvre. Mais c'est aussi un management quotidien qui permet de disposer de la réactivité nécessaire pour gérer au mieux les imprévus qui jalonnent le projet tout au long de sa vie.
Par Olivier Englender et Sophie Ferndandes , auteurs de Gestion de projet, dans la nouvelle collection de guides professionnels PRO EN..., paru aux éditions Vuibert le 2 octobre 2018 en librairie, 25,90€.